Прежде всего, перед началом проведения подготовительных работ с документами для направления их на хранение в архивы каждое предприятие обязано знать основные правила. Если говорить коротко, то правила включают в себя этапы подготовительных работ по архивам и архивному хранению документов.
Рассмотрим эти правила. Первым, что необходимо сделать, так это избрать собственно место под хранение документации. Это может быть укомплектованный по всем нормативам архив, который располагается именно внутри предприятия. Также можно направлять бумаги на хранение в специализированные компании, которые оказывают данного рода услуги по ведению и хранению бумаг предприятий. Не стоит забывать и о архивных учреждениях, государственного и манипуляционного типа, где так же могут храниться документы предприятий.
После того, как выбор места хранения сделан, необходимо приступить к подготовки бумаг. Если говорить о поэтапному проведению подготовительных работ, то следует начинать это мероприятие с такого этапа, как формирование экспертной комиссии. В ее состав должны быть включены только специалисты, имеющие не только высокую квалификацию, но и хотя бы немного осведомлены в сфере проведение архивных работ с документами предприятий. Руководитель должен назначить своим приказом создание комиссии, ее членов, а так же указать область деятельности и обязанности экспертов.
Комиссия должна провести такие манипуляции, как проведение экспертизы ценности документов предприятия. В этот момент определяются сроки хранения бумаг. По законодательству, вся документация может храниться как временно, так и постоянно.
Временное хранение подразделяется на такие понятия, как долговременное и кратковременное. В зависимости от содержания бумаг они могут находиться в архивном учреждении разное время, одни можно хранить пять лет, другие семь, какие-то десять. А если документы необходимо сохранить семьдесят пять лет, то это уже будут бумаги долговременного хранения.
После того, как установили время хранения, следует определить документы в дела, то есть провести формирование бумаг в дела. На этом этапе необходимо сгруппировать все документы, которые будут направлены на хранение, по схожим признакам. Таким образом, все схожие документы помещаются в одну папку, которая должна будет сшита. Но не стоит вкладывать в одну папку более двухсот пятидесяти листов документации предприятия, это запрещено. Так же есть и другие моменты, которые так же нельзя нарушать при формировании дела. Ну вот вроде и все, бумаги подшиты в папки, остается только составить учетные бумаги, которые будут сопровождать дела в архив.
Если проведение подготовительных работ с документами предприятия возникают какие-либо неопределенности, то следует обратиться за помощью к специалистам, которые проведут все необходимые работы по систематизации и текущему хранению документов, а так же дадут несколько советов по формированию дел.